GC.MDM — zarządzanie danymi produktów

Zarządzanie produktami trochę przypomina robienie pizzy późnym wieczorem: nie wystarczy po prostu wpaść na pomysł, że będziesz handlować częściami albo obrazami. Na początku musisz zebrać myśli, zobaczyć, co masz przygotowane, i przemyśleć, jak te klocki poukładać, żeby powstała z tego „smaczna pizza".

Załóżmy, że otwierasz galerię oferującą plakaty, produkty decoupage oraz antyki. Chcesz sprzedawać te różne grupy w swoim sklepie i zarządzać nimi z jednego miejsca.

Na samym początku w GC.MDM należy wybrać zdefiniowany dla Ciebie obszar, abyś widział grupy, artykuły i kryteria podpięte pod Twojego użytkownika. Dla naszej galerii wybrano obszar JD, klikając kolejno Program / Obszar / JD.

Definiowanie grup artykułów

Abyś mógł tworzyć nowe artykuły, najpierw trzeba zdefiniować, jakie kryteria lub własności artykułów mają być ustawiane dla grup podpiętych pod Twój obszar.

Zacznijmy od zdefiniowania grup, które będziesz tworzyć. Wejdź w Słowniki / Grupy artykułów, aby zdefiniować plakaty, produkty decoupage oraz antyki.

Pojawia się pusta lista grup, bo nic jeszcze nie zdefiniowano. Dodaj pierwszą grupę, klikając Dodaj. Pojawi się okno, w którym oprócz nazwy można zdefiniować najważniejsze parametry grupy.

Zaczniemy od zdefiniowania grupy Plakaty.

• Czy grupa będzie zawierać kolejne grupy? Wybierz tak lub nie. Można np. zdefiniować podgrupy: Filmowe, Teatralne, Muzyczne itd. Wtedy użytkownik wchodzi do grupy Plakaty i dopiero po zawężeniu do np. podgrupy Filmowe zobaczy plakaty filmowe. Tutaj wybrano inny wariant: grupa Plakaty nie ma podgrup. Po wejściu w Plakaty użytkownik od razu widzi spektrum wyników, a jeśli chce skupić się na filmowych, wybiera filtr. Plakaty filmowe to po prostu plakaty z kryterium Filmowe — nie osobna grupa, lecz definiowalna cecha.
• Zawiera artykuł: Tak lub Nie. Nasza grupa Plakaty będzie zawierać wiele artykułów, więc ustawiamy Tak.
• Czy to grupa uniwersalna (czy wszystkie kryteria i cechy mają być takie same jak w innych grupach)? Wybieram Nie, bo plakaty mają mnóstwo kryteriów, których nie ma w innych grupach.
• Status grupy — Aktywne (widoczna w sklepie), Ukryte (stale niewidoczna) lub Nieaktywne (tymczasowo niewidoczna).
• Źródło danych — ostatni parametr.

Po zdefiniowaniu pozostałych grup mamy trzy grupy: Plakaty, Chlebaki i akcesoria oraz Różności vintage.

Co się stanie, jeśli teraz zaczniemy dodawać plakaty? System wie, że istnieje grupa Plakaty, i podepnie artykuły pod nią, ale na tym etapie dodamy tylko uniwersalne informacje — opis, zdjęcia, filmy czy instrukcje PDF. Aby dodać informacje takie jak rozmiar, stan zachowania czy rok druku, najpierw trzeba zdefiniować kryteria dla grupy.

Definiowanie kryteriów

Kryteria definiuje się w zakładce Słowniki. Masz do wyboru kryteria globalne (pojawiają się w każdej grupie podpiętej pod Twój obszar danych) oraz kryteria dla grup artykułów (pojawiają się tylko w danej grupie).

Po co tworzyć kryteria globalne? Bo tworzysz je raz i masz wszystko przetłumaczone i ustawione niezależnie od grupy. Przy kryteriach dla grup artykułów tłumaczenia i wartości definiujesz osobno dla każdej grupy.

Na przykład zarówno w Plakatach, jak i w Różnościach vintage potrzebne będzie kryterium „okres powstania" wskazujące dekadę. Dla plakatów definiuję dekady do roku 1980, a potem „Po 1980". W różnościach ważne będą też lata 90., a ostatnia wartość to „Po 2000". Dlatego muszę stworzyć dwa osobne kryteria: Okres powstania dla plakatów i Okres powstania dla różności vintage — z częściowo podobnymi wartościami, ale definiowanymi osobno.

Finalnie liczba kryteriów dla grupy Plakaty jest bogata — kilkanaście różnych kryteriów. Niektóre mają typ danych znakowy, inne znakowy tłumaczony, jeszcze inne pozwalają na wybór z listy, niektóre są zamknięte, a inne multiwartościowe. O co w tym wszystkim chodzi?

Jeśli w kryteriach dla grup wybierzesz Nowe, pojawi się okno definiowania nowego kryterium i jego parametrów. Kiedy wybrać Tak, a kiedy nie?

Moim pierwszym kryterium będzie Tematyka. Będzie zawierać zamkniętą listę tematów: Filmowe, Teatralne, Sportowe itd. Aby uniknąć bałaganu w bazie, wolę przemyśleć dostępne tematy i zdefiniować je wszystkie. Jeśli później trzeba dodać nowy temat, będzie to możliwe.

• Lista: Tak — definiujesz wszystkie wartości do wyboru. W moim przypadku: Filmowe, Teatralne, Sportowe itd.
• Zamknięte: Tak — brak możliwości ręcznego dodawania wartości. Dla tematyki plakatów to zasadne. Dla kryterium kraj produkcji filmu wybierz Zamknięte: Nie, bo lista krajów będzie się wydłużać — wpisujesz nowy kraj, zatwierdzasz, a on dodaje się do listy wartości i można go potem wybrać.
• Wymagane: Tak — pilnuje, abyś zawsze uzupełnił kryterium. Jeśli wymagane kryterium nie będzie wypełnione, program przypomni. Dzięki temu w bazie jest porządek (wszędzie „Filmowe", a nie 500× „Film" i 100× „Filmowe").
• Multiwartość: Tak — pozwala na więcej niż jedną wartość. Plakat może być zarówno filmowy, jak i propagandowy, więc Tematyka dopuszcza wiele wartości.

Jedną z najważniejszych cech jest typ danych: Znakowe, znakowe tłumaczone czy liczbowe. Dla kryterium rok druku wybieram Liczbowe, by nie dało się wpisać tekstu. Różnica między Reżyser (znakowe) a Tematyka (znakowe tłumaczone): nie tłumaczę imion reżyserów — „Andrzej Wajda" w każdym języku wygląda tak samo — więc Reżyser jest znakowe. Ale Tematyka jest znakowe tłumaczone, bo „Filmowe" po angielsku to „Movie poster". Przemyśl to na tym etapie, bo późniejsza zmiana typu danych może być trudna.

Skąd wiadomo, że wartość kryterium nie jest jeszcze przetłumaczona? Poniżej widać, że na angielski nie zostały jeszcze przetłumaczone dwie wartości wpisane ręcznie w pole Kraj produkcji filmu (Movie country). Wartości „Meksyk" i „Niemcy" mają w nawiasie „(PL)", co oznacza, że występują tylko po polsku. Kliknięcie Edytuj otwiera pole, w którym wpisujesz wartość odpowiednią dla danego języka.

Dodawanie nowego artykułu

Zanim dodasz nowy artykuł, upewnij się, że masz wybraną odpowiednią grupę — artykuł dziedziczy kryteria przypisane do grupy. Aby dodać artykuł, naciśnij Dodaj. Pojawi się okno, w którym definiujesz unikalny numer artykułu, wybierasz producenta i nadajesz nazwę.

Załóżmy, że wypełniliśmy wszystkie wartości i klikamy OK.

Mamy stworzony od podstaw plakat o nazwie „Gliniarz z Beverly Hills 2". Indeks powstał, ale nie ma jeszcze opisu, kryteriów ani załączonych zdjęć czy filmów — pora uzupełnić dane. W zakładce Informacje widać, że indeks został poprawnie podpięty pod kategorię Plakaty.

GC.MDM składa się z 2 obszarów: 1. górnego, gdzie widzimy wybrany indeks, oraz 2. dolnego, gdzie wypełniamy informacje o nim. Na obrazku wybrany (podświetlony na niebiesko) jest plakat „Gliniarz z Beverly Hills 2", a na dole widnieją zakładki z informacjami przypisanymi do tego indeksu.

Wybierz zakładkę Opis i naciśnij Edytuj.

Pojawia się okno definiowania opisu plakatu. Wybierasz język, opis krótki słownikowy (np. opis techniczny do wielokrotnego użycia), opis krótki własny (typowy dla indeksu) oraz opis długi (uzupełniający). W moim przypadku opis krótki służy do składowania tagów, a ponieważ mam mnóstwo kryteriów, opis uzupełniający zawsze trafia do opisu długiego własnego.

Czy mogę przygotować opis od razu w innych językach? Tak — po prawej stronie okna Opis jest niewielka strzałka. Jej kliknięcie dzieli okno na pół: po jednej stronie obszar w jednym języku, po drugiej te same pola w innym. Ułatwia to kopiowanie tekstu do programu tłumaczącego online i wklejanie tłumaczenia do odpowiedniego pola.

Zakładka Pliki pozwala dodać zdjęcia, obrazki, filmy, dokumenty PDF lub linki do stron WWW (np. do filmu na YouTube) powiązane z plakatem. Kliknij Dodaj — pojawi się okno dodawania załączników. Najpierw zdefiniuj rodzaj załącznika: zdjęcie, zdjęcie niepubliczne (nie do pokazywania na stronie), film, instrukcja czy strona WWW. Następnie wybierz plik (lub pliki), w razie potrzeby określ kraje, języki lub status i kliknij OK. Pierwsze zdjęcie od góry jest miniaturą artykułu; kolejność zdjęć zmieniasz niebieskimi strzałkami.

Aby dodać film z YouTube, wybierz typ Strona www i wpisz nazwę w formacie youtu.be/URL_link, np. youtu.be/dXK0NLiiE70.

Rodzaj zakładek, które widzi użytkownik, definiuje się w Administracja (prawy górny róg, obok wyboru języka) / Pracownicy / Edytuj. Zaznaczasz tu, które zakładki mają być ukryte — dlatego u Ciebie może być inna liczba zakładek niż na przykładzie.

Pola z żółtym tłem to kryteria obowiązkowe. Jeśli klikniesz Zapisz, a żółte pole będzie puste, program przypomni, którego pola brakuje (możesz zapisać bez niego, ale będziesz tego świadomy). Niektóre kryteria multiwartościowe mogą mieć wiele wartości (Obsada); niektóre pozwalają wybierać tylko z zamkniętej listy (Autor); w innych wpisuje się wartości ręcznie (Tytuł); a w niektórych program akceptuje tylko liczby (Rok druku plakatu).

Kopiowanie artykułu

Często trzeba stworzyć plakat, który większość opisów i kryteriów ma taką samą jak inny, a różni się tylko ceną, stanem lub jednym kryterium. Znajdź indeks, który chcesz skopiować, naciśnij prawym przyciskiem myszy i wybierz Kopiuj.

Pojawi się okno, w którym nazwiesz nowy indeks i określisz, jakie parametry skopiować. W tym przypadku kopiuję opis i kryteria, bo dotyczą tego samego filmu, który miał dwa różne plakaty. Po zatwierdzeniu OK powstanie nowy indeks ze skopiowanymi kryteriami i opisem, w którym naniesiesz tylko niezbędne poprawki.

Uwagi

1. Jeśli któreś okno jest zbyt duże lub zbyt małe, możesz zmienić jego wielkość, chwytając je za krawędzie. Program zapamięta tę zmianę i otworzy okno w ustawionym rozmiarze.

2. Filtrowanie. Nad oknem indeksów możesz filtrować wyniki. Filtrowanie po nazwie działa normalnie, więc wpisanie „kla" pokaże wszystkie indeksy, które gdziekolwiek w nazwie mają ciąg „kla".

Mechanizm szukania w kolumnie Numer wymaga większej precyzji. Samo „Rum" nie da wyników, bo szuka dokładnie zamkniętej frazy. Aby znaleźć numer zawierający „rum" i dalsze znaki, dodaj do frazy znak %: rum%.

3. Szukanie wielu pozycji naraz. Możesz posłużyć się bazą w Excelu. Jeśli jej nie masz, wyeksportuj do Excela, a następnie skopiuj interesujące pozycje z kolumny Numer skrótem Ctrl+C.

Następnie wklej skopiowane wartości w pole Numer skrótem Ctrl+E i potwierdź Enter.

Importowanie wartości kryteriów

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz plakaty, laptopy czy części samochodowe, przychodzi czas, gdy trzeba zaktualizować lub wzbogacić bazę informacji o produktach i zaimportować wartości kryteriów — np. rok produkcji filmu przy plakatach, wspierany system operacyjny przy tabletach czy szerokość opony przy handlu oponami. Zamiast robić to ręcznie produkt po produkcie, przygotowujesz plik bazowy i importujesz dane hurtowo.

Załóżmy, że sprzedajesz opony i potrzebujesz zaimportować kryteria Rozmiar felgi oraz Szerokość opony, bo Twoi użytkownicy chcą tak wyszukiwać opon.

Masz takie parametry zdefiniowane w bazie i chcesz po prostu zaimportować konkretne wartości.

Kopiujesz plik z danymi w miejsce, z którego importujesz (np. katalog na pulpicie zdalnym), wchodzisz do GC.MDM i wybierasz Wymiana / Import wartości kryteriów dla artykułów.

W pokazanym oknie kliknij trzy kropki, wybierz plik z danymi i kliknij Importuj. W najlepszym przypadku zakończy się to komunikatem „Operacja zakończona — Zaimportowano X wartości (0 błędów)".

W naszym przypadku pojawia się komunikat „Operacja zakończona — Zaimportowano 3 wartości (1 błędów)". Co się stało? Jeśli błędów jest dużo, skopiuj całość komunikatów skrótem Ctrl+C i wklej do edytora tekstu, by je przeanalizować. W szczegółach mamy:

Wartość spoza zamkniętej listy: "Rozmiar felgi (cal)" "14".

Oznacza to, że kryterium Rozmiar felgi (cal) zostało zdefiniowane tak, że wartości wybiera się z listy (są powtarzalne), a ich wielkość jest zamknięta — można wybierać tylko z wcześniej zdefiniowanych wartości. Przy plakatach mieliśmy wartości filmowe/turystyczne; próba importu „humorystyczne" dałaby błąd, bo nie ma jej na liście dopuszczalnych wartości.

Są dwie możliwości: w przygotowanym pliku popełniono błąd (popraw plik) albo importowana wartość jest poprawna, lecz nie przewidziano jej przy definiowaniu kryterium.

Załóżmy, że wartość jest poprawna i należy dodać ją do zamkniętej listy. Otwórz Kryteria dla grup artykułów i dodaj brakującą wartość przyciskiem Dodaj. Następnie po uzupełnieniu wszystkich brakujących wartości i poprawieniu błędów w pliku można powtórzyć import.

Importowanie kryteriów artykułów do GC.MDM z użyciem GC.DASHBOARD

Gdy chcesz przypisać kryteria techniczne do wielu artykułów jednocześnie, możesz przygotować plik CRITERIA.CSV i zaimportować go przez GC.DASHBOARD.

Format pliku CRITERIA.CSV

CODE;NUMBER;MANUFACTURER;MANUFACTURER_ID;GROUP_ID;CRITERION_KEY;CRITERION_VALUE;CRITERION_VALUE_LANG;STATUS

Pola:

• CODE — identyfikator artykułu w GC.MDM (opcjonalne, jeśli podano NUMBER + MANUFACTURER)
• NUMBER — numer artykułu w GC.MDM (opcjonalne, jeśli podano CODE)
• MANUFACTURER — nazwa producenta w GC.MDM (opcjonalne, jeśli podano MANUFACTURER_ID)
• MANUFACTURER_ID — identyfikator producenta w GC.MDM (opcjonalne, jeśli podano MANUFACTURER)
• GROUP_ID — identyfikator grupy artykułów w GC.MDM — kod GRU grupy, do której należy kryterium (wymagane)
• CRITERION_KEY — klucz kryterium w GC.MDM — kod KRY kryterium (wymagane)
• CRITERION_VALUE — wartość kryterium dla danego artykułu (wymagane)
• CRITERION_VALUE_LANG — kod języka wartości kryterium (wymagane tylko wtedy, gdy kryterium jest tłumaczone)
• STATUS — status kryterium w GC.MDM

Przykład danych

Pobierz przykładowy plik CRITERIA.csv

W tym przykładzie:

• NUM-100020 i NUM-100021 (producent: Contoso) należą do grupy artykułów GC_103100 (Opony).
• Kryterium KRITNR_1427 (Typ opony) przyjmuje wartość All Season Tyres dla NUM-100020 i Summer Tyres dla NUM-100021 — oba z kodem języka EN, ponieważ Typ opony jest kryterium tłumaczonym z zamkniętą listą.
• Kryterium KRITNR_75 (Rozmiar felgi) przyjmuje wartości 16 i 17 — bez kodu języka, ponieważ Rozmiar felgi jest kryterium liczbowym i nie podlega tłumaczeniu.

Jak znaleźć GROUP_ID (GRU) w GC.MDM

GROUP_ID to pole wymagane — każdy wiersz pliku CRITERIA.CSV musi być przypisany do grupy artykułów. Wartość ta odpowiada kolumnie GRU w GC.MDM, w sekcji Słowniki → Grupy artykułów.

Przejdź do zakładki Grupy artykułów i używaj podzakładek Artykuły / Drzewo GearCode / Koła-Opony, aby zejść do właściwej podgrupy — kod GRU jest specyficzny dla konkretnego poziomu grupy.

Jak znaleźć CRITERION_KEY (KRY) w GC.MDM

CRITERION_KEY jest również wymagany. Wartość ta odpowiada kolumnie KRY w GC.MDM, w sekcji Słowniki → Kryteria dla grup artykułów.

Używaj podzakładek Artykuły / Drzewo GearCode / Koła-Opony / Opony, aby dotrzeć do właściwej podgrupy. Lista dostępnych kryteriów i ich kody KRY zależą od wybranej podgrupy.

Pokazywanie kolumn GRU / KRY, jeśli są ukryte

Jeśli kolumny GRU lub KRY nie są widoczne, kliknij prawym przyciskiem myszy na nagłówek tabeli i wybierz z menu Column Chooser. Pojawi się panel ukrytych kolumn — przeciągnij kolumnę GRU (lub KRY) na nagłówek tabeli, aby ją przywrócić.