Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem przekazanych przez Państwa danych osobowych jest GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce, tel. 41 201 07 55.

Jeżeli przekazali nam Państwo dane osobowe swoich pracowników lub współpracowników, informujemy, iż niniejsza klauzula informacyjna ma zastosowanie także do nich i powinna zostać przez Państwa im udostępniona.

2. Podstawowe zasady przetwarzania danych

Administrator oświadcza, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanym dalej RODO, oraz zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. Dz.U. 2018 poz.1000.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:

• a. zawarcia i wykonania umowy,
• b. realizacji świadczeń na podstawie zawartej umowy lub udzielonej zgody,
• c. wykonania obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
• d. obsługi korespondencji i zwyczajowych form kontaktu w sprawach bieżących, w tym w celu komunikacji elektronicznej i odpowiedzi na zapytania przesłane poprzez elektroniczne formularze na stronie internetowej www.gearcode.eu,
• e. obsługi finansowo-księgowej,
• f. archiwizacji dokumentacji,
• g. wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez GearCode Sp. z o.o., w tym w szczególności w celu ustalenia, dochodzenia i obrony wzajemnych roszczeń,

zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i f) RODO.

4. Przepisy prawa stanowiące podstawę przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe w oparciu m.in. o następujące przepisy:

• a. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców t.j. Dz. U. 2023 r. poz. 221 ze zm.,
• b. Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników t.j. Dz. U. 2022 r. poz. 2500 ze zm.,
• c. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur Dz.U. 2021 poz. 1979,
• d. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Dz.U. 2024 poz. 928.

5. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Administrator przetwarza Państwa następujące dane osobowe: imię, nazwisko, nazwę firmy, adres prowadzenia działalności, ewentualnie adres korespondencyjny, numer NIP, dane dotyczące wysokości transakcji finansowych.

6. Okres przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa wygasła/została rozwiązana lub do czasu wygaśnięcia wzajemnych roszczeń wynikających z zawartej umowy, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.

Dane osobowe z kontaktowych formularzy elektronicznych przetwarzane będą przez okres potrzebny do prowadzenia komunikacji.

7. Odbiorcy danych osobowych

Przekazane przez Państwa dane osobowe będą udostępniane jedynie na podstawie przepisów prawa, uprawnionym do tego podmiotom i organom, a także mogą być powierzane zewnętrznym podmiotom świadczącym na rzecz GearCode Sp. z o.o. usługi, np. księgowe, prawnicze, informatyczne, marketingowe, ochroniarskie, jedynie na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Przekazujemy wyłącznie minimalny zakres informacji i jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Zebrane od Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Informujemy, że w zależności od podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

• a. prawo dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii oraz do ich sprostowania, czyli poprawiania,
• b. prawo do usunięcia danych – jeżeli według Państwa nie możemy ich przetwarzać,
• c. prawo do ograniczenia przetwarzania danych – jeżeli według Państwa mamy nieprawidłowe dane lub przetwarzamy je bezpodstawnie, a nie chcą Państwo, abyśmy je usunęli, bo są Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń bądź jest rozpoznawany Państwa sprzeciw, mają Państwo prawo domagania się ograniczenia przetwarzania danych do ich przechowywania lub wykonywania jeszcze innych uzgodnionych z Państwem operacji,
• d. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego; po wniesieniu przez Państwa takiego sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu,
• e. prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na Państwa szczególną sytuację wobec przetwarzania danych w celu realizacji naszego uzasadnionego interesu, w opisanych powyżej warunkach, innych niż marketing bezpośredni, a także, gdy przetwarzanie jest nam niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do sprawowania powierzonej nam władzy publicznej. W takim przypadku proszę przedstawić Państwa szczególną sytuację, uzasadniającą zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Państwa dane w tych celach, chyba że podstawy przetwarzania przez nas danych są nadrzędne lub jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• f. prawo do przenoszenia danych polegające na możliwości domagania się wydania Państwu danych w ustrukturyzowanym i powszechnie używanym formacie, a także na możliwości zlecenia nam przesłania tych danych bezpośrednio innemu, wskazanemu podmiotowi,
• g. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, lub innego właściwego organu,
• h. prawo do cofnięcia, w każdej chwili, udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Państwa zgody. Nie ma to jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

W celu realizacji powyższych praw proszę kontaktować się za pośrednictwem wiadomości mailowej na adres e-mail: [email protected] bądź na piśmie, na adres siedziby administratora, lub bezpośrednio w GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

Przed wykonaniem naszych obowiązków będziemy musieli potwierdzić Państwa tożsamość.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne i wynika z zawartej umowy i prowadzonej współpracy gospodarczej, a konsekwencją niepodania danych może być częściowa lub całkowita niemożność wykonywania umowy przez GearCode Sp. z o.o.

11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Podane przez Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do profilowania i podejmowania wobec Państwa decyzji w sposób zautomatyzowany.

12. Kontakt w sprawie danych osobowych

W sprawie Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się wysyłając wiadomość na adres e-mail [email protected] lub wysyłając pismo na adres: GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

1. Czym są pliki cookies?

"Cookie" to mały plik tekstowy, który strona internetowa zapisuje na komputerze lub urządzeniu przenośnym internauty w chwili, gdy ten ją przegląda. Strona ta może w ten sposób zapamiętać na dłużej czynności i preferencje internauty, takie jak nazwa użytkownika, język, rozmiar czcionki i inne opcje. Dzięki temu użytkownik nie musi wpisywać tych samych informacji za każdym razem, gdy powróci na tę stronę lub przejdzie z jednej strony na inną.

Źródło: https://europa.eu/european-union/abouteuropa/cookies_pl

2. Do czego służą cookies?

Pliki "cookies", tzw. "ciasteczka", stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika strony WWW.

• dostosowania zawartości stron WWW do preferencji użytkownika oraz optymalizacji procesu korzystania ze stron internetowych – w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika serwisu internetowego i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb,
• tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,
• utrzymania sesji użytkownika serwisu internetowego po zalogowaniu, dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła,
• dostarczania użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.

Ciasteczka używane są najczęściej w celu optymalizacji procesu korzystania ze stron WWW. Stosowane są również w celu gromadzenia danych statystycznych, które pozwalają identyfikować sposób korzystania użytkowników ze stron internetowych. Daje to możliwość późniejszego ulepszania struktury i zawartości strony WWW.

Pliki "cookies" mogą być stosowane w celu:

3. Do czego wykorzystujemy pliki cookies?

Ciasteczka używane są najczęściej w celu optymalizacji procesu korzystania ze stron WWW. Stosowane są również w celu gromadzenia danych statystycznych, które pozwalają identyfikować sposób korzystania użytkowników ze stron internetowych. Daje to możliwość późniejszego ulepszania struktury i zawartości strony WWW.

Pliki "cookies" można podzielić między innymi na sesyjne, czyli tymczasowe, oraz stałe.

"Cookies" sesyjne przechowywane są na urządzeniu użytkownika do wylogowania ze strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki internetowej.

"Cookies" stałe przechowywane są przez zdefiniowany czas, który określany jest przez parametr zawarty w pliku "cookie". Użytkownik dysponuje również możliwością ręcznego usunięcia wszystkich lub wybranych plików "cookies".

Stosujemy także cookie podmiotów zewnętrznych, third parties cookies, takich jak: Google, YouTube, Facebook.

4. Rezygnacja z cookie

W każdej chwili można wyłączyć cookie, jak również usunąć je za pomocą odpowiednich ustawień w używanej przeglądarce.

Informacje o szczegółach znajdziesz w pomocy swojej przeglądarki.

1. Role administratora i podmiotu przetwarzającego

W zakresie AI.Assistanta udostępnianego bezpośrednio przez GearCode — w tym na stronie www.gearcode.eu oraz w demonstracyjnym katalogu motoryzacyjnym na stronie catalog-gearcode.eu — administratorem danych pozostaje GearCode Sp. z o.o. Postanowienia niniejszego rozdziału stanowią rozwinięcie klauzuli informacyjnej z Rozdziału I niniejszej polityki.

W zakresie AI.Assistanta wbudowanego w produkty GearCode wdrażane u klientów (w szczególności w GC.Platform), administratorem danych pozostaje klient GearCode, a GearCode pełni rolę podmiotu przetwarzającego dane na podstawie art. 28 RODO. Szczegółowe warunki przetwarzania reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta z każdym takim klientem. Niniejszy rozdział opisuje stałe zasady polityki GearCode mające zastosowanie do tych wdrożeń.

2. Zasada nieuczenia modeli sztucznej inteligencji na Państwa danych

Treści konwersacji z AI.Assistantem — niezależnie od kanału, w którym z niego Państwo korzystają — nie są i nie będą wykorzystywane do trenowania ani dostrajania jakichkolwiek modeli sztucznej inteligencji, zarówno modeli własnych dostawców GearCode, jak i modeli powszechnie dostępnych.

GearCode korzysta wyłącznie z takich dostawców modeli językowych, którzy zobowiązali się umownie do niewykorzystywania przekazywanych im treści konwersacji do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Zasadę tę stosujemy konsekwentnie we wszystkich wdrożeniach AI.Assistanta.

3. Cel przetwarzania i podstawa prawna

Treści konwersacji przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie użytkownika oraz w celu rozwoju i ulepszania jakości usługi AI.Assistant.

W odniesieniu do AI.Assistanta udostępnianego bezpośrednio przez GearCode podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze zapytań osób odwiedzających stronę i rozwoju oferowanej usługi.

W odniesieniu do AI.Assistanta wdrożonego u klientów GearCode podstawę prawną przetwarzania ustala klient jako administrator danych. GearCode jako podmiot przetwarzający działa wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora.

4. Odbiorcy danych i miejsce przetwarzania

Treści konwersacji przekazujemy zewnętrznym dostawcom modeli językowych, którzy działają wobec GearCode jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia spełniających wymogi art. 28 RODO.

Treści konwersacji oraz dane z nimi związane są przetwarzane wyłącznie w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego — zgodnie z zasadą wyrażoną w punkcie I.8 niniejszej polityki.

Treści konwersacji mogą być okresowo analizowane przez wskazany zespół GearCode Sp. z o.o. wyłącznie w celu oceny jakości działania AI.Assistanta i wprowadzania poprawek w usłudze. Dostęp do treści konwersacji ma ograniczony krąg upoważnionych pracowników, zgodnie z zasadą najmniejszych uprawnień.

5. Charakter interakcji z systemem AI i automatyczne generowanie odpowiedzi

Informujemy, że AI.Assistant jest systemem sztucznej inteligencji, a udzielane przez niego odpowiedzi są generowane automatycznie przez model językowy. Informacja ta odpowiada obowiązkowi przewidzianemu w art. 50 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. (akt o sztucznej inteligencji).

Automatyczne generowanie odpowiedzi przez AI.Assistant nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Państwa skutki prawne ani podobnie istotne w rozumieniu art. 22 RODO.

W każdej chwili mogą Państwo skontaktować się z pracownikiem GearCode poprzez kanały kontaktowe wskazane na stronie www.gearcode.eu.

6. Okres przechowywania

Treści konwersacji prowadzonych za pośrednictwem AI.Assistanta udostępnianego bezpośrednio przez GearCode przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w punkcie 3, nie dłużej niż przez 36 miesięcy od daty zakończenia konwersacji.

W odniesieniu do AI.Assistanta wdrożonego u klientów GearCode okres przechowywania jest ustalany przez administratora danych (klienta) i regulowany umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

7. Zalecenia dotyczące treści konwersacji oraz prawa osób, których dane dotyczą

Prosimy o niewpisywanie w konwersacjach z AI.Assistantem danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, w szczególności danych dotyczących zdrowia, oraz danych osobowych osób trzecich. Jeżeli takie dane zostaną mimo to wpisane, nie będą one wykorzystywane do celów innych niż udzielenie odpowiedzi na zapytanie.

Prawa osób, których dane dotyczą, wskazane w punkcie I.9 niniejszej polityki, mają zastosowanie również do przetwarzania w ramach AI.Assistanta udostępnianego bezpośrednio przez GearCode. W zakresie wdrożeń AI.Assistanta u klientów GearCode prawa te realizowane są za pośrednictwem administratora danych (klienta), zgodnie z umową powierzenia przetwarzania.

8. Identyfikacja pojazdów w katalogach motoryzacyjnych

W naszych katalogach motoryzacyjnych — w tym w wersji demonstracyjnej dostępnej na stronie catalog-gearcode.eu — AI.Assistant pozwala identyfikować pojazd po numerze rejestracyjnym lub numerze VIN. W krajach, w których nie ma dostępu do publicznych rejestrów pozwalających na taką identyfikację, korzystamy z własnej bazy identyfikacyjnej GearCode.

Bazę tę budują użytkownicy AI.Assistanta. Przed każdym dodaniem wpisu AI.Assistant prosi użytkownika o świadome potwierdzenie powiązania numeru rejestracyjnego lub VIN z konkretnym pojazdem. Bez takiego potwierdzenia wpis nie trafia do bazy — użytkownik może w każdej chwili powstrzymać się od powiązania.

Baza zawiera wyłącznie dane techniczne pojazdów (m.in. numer rejestracyjny, VIN, marka, model, parametry) i nie jest powiązana z danymi osobowymi właścicieli ani użytkowników pojazdów. GearCode nie podejmuje działań zmierzających do skojarzenia tych danych z konkretną osobą fizyczną.

Wspólną bazę identyfikacyjną prowadzimy wyłącznie w katalogach świadczonych w ramach subskrypcji GearCode w modelu współdzielonym (multitenant). Klienci korzystający z dedykowanej subskrypcji mają w tym zakresie pełną separację danych — ich identyfikatory pojazdów nie są łączone z bazą wspólną.

Podstawą prawną przetwarzania w bazie identyfikacyjnej pojazdów jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na świadczeniu i rozwijaniu usługi katalogu motoryzacyjnego. Każde dodanie wpisu jest świadomie potwierdzane przez użytkownika, a sama baza nie jest powiązana z konkretnymi osobami fizycznymi — przetwarzanie ma więc minimalny wpływ na prawa i interesy osób fizycznych. Dane w bazie przechowujemy bezterminowo, dopóki służą celowi prowadzenia katalogu.

Z uwagi na brak powiązania zawartości bazy z konkretną osobą fizyczną realizacja prawa do usunięcia danych (art. 17 RODO) jest w odniesieniu do tej bazy ograniczona — nie jesteśmy w stanie zidentyfikować, który wpis dotyczy danej osoby. W razie wątpliwości prosimy o kontakt pod adresem [email protected].