Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce, Tel. 41 201 07 55.

Wenn Sie uns personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen übermittelt haben, weisen wir darauf hin, dass diese Informationsklausel auch für sie gilt und von Ihnen an sie weitergegeben werden sollte.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Der Verantwortliche erklärt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (DSGVO) sowie gemäß dem polnischen Datenschutzgesetz vom 10. Mai 2018 (Dz.U. 2018 poz. 1000) erfolgt.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• a. Abschluss und Erfüllung des Vertrags,
• b. Erbringung von Leistungen auf Grundlage des geschlossenen Vertrags oder der erteilten Einwilligung,
• c. Erfüllung von Verpflichtungen aus allgemein geltenden Rechtsvorschriften,
• d. Bearbeitung von Korrespondenz und üblichen Kontaktformen in laufenden Angelegenheiten, einschließlich elektronischer Kommunikation und Beantwortung von Anfragen über elektronische Formulare auf der Website www.gearcode.eu,
• e. Finanz- und Buchhaltungsleistungen,
• f. Archivierung von Dokumenten,
• g. Wahrnehmung berechtigter Interessen von GearCode Sp. z o.o., insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung gegenseitiger Ansprüche,

gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), b), c) und f) DSGVO.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten u. a. auf Grundlage folgender Vorschriften:

• a. Gesetz vom 6. März 2018 – Unternehmensrecht, konsolidierter Text, Dz. U. 2023 poz. 221 i. d. F.,
• b. Gesetz vom 13. Oktober 1995 über die Grundsätze der Evidenz und Identifizierung von Steuerpflichtigen und Zahlern, konsolidierter Text, Dz. U. 2022 poz. 2500 i. d. F.,
• c. Verordnung des Finanzministers vom 29. Oktober 2021 über die Ausstellung von Rechnungen, Dz.U. 2021 poz. 1979,
• d. Gesetz vom 14. Juni 2024 zum Schutz von Hinweisgebern, Dz.U. 2024 poz. 928.

5. Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Der Verantwortliche verarbeitet folgende personenbezogene Daten: Vorname, Nachname, Firmenname, Geschäftsadresse, ggf. Korrespondenzadresse, Steuernummer (NIP), Daten über den Wert von Finanztransaktionen.

6. Dauer der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Vertrags und anschließend für 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag abgelaufen ist bzw. gekündigt wurde, oder bis zum Erlöschen der gegenseitigen Ansprüche aus dem Vertrag gemäß den allgemein geltenden Rechtsvorschriften verarbeitet.

Personenbezogene Daten aus elektronischen Kontaktformularen werden für den zur Kommunikationsabwicklung erforderlichen Zeitraum verarbeitet.

7. Empfänger personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur auf gesetzlicher Grundlage an berechtigte Stellen und Behörden weitergegeben und können externen Dienstleistern von GearCode Sp. z o.o. (z. B. Buchhaltung, Recht, IT, Marketing, Sicherheit) ausschließlich auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge anvertraut werden.

Wir geben nur den minimal erforderlichen Umfang an Informationen weiter und nur dann, wenn es notwendig ist.

8. Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten werden nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet.

9. Rechte der betroffenen Personen

Wir informieren Sie, dass Sie je nach Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten folgende Rechte haben:

• a. Recht auf Auskunft über Ihre Daten, Erhalt einer Kopie sowie Berichtigung (Korrektur),
• b. Recht auf Löschung der Daten – wenn Sie der Ansicht sind, dass wir diese nicht verarbeiten dürfen,
• c. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – wenn Sie der Ansicht sind, dass wir unrichtige Daten haben oder diese unbegründet verarbeiten, Sie aber keine Löschung wünschen, da Sie die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen benötigen oder Ihr Widerspruch geprüft wird,
• d. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken; nach Einlegung eines solchen Widerspruchs werden wir die Daten zu diesem Zweck nicht mehr verarbeiten,
• e. Recht auf Widerspruch aufgrund Ihrer besonderen Situation gegen die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (außer Direktmarketing) sowie bei Verarbeitungen im öffentlichen Interesse. In diesem Fall schildern Sie bitte Ihre besondere Situation. Wir werden die Verarbeitung einstellen, es sei denn, unsere Gründe überwiegen oder die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich,
• f. Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie können verlangen, dass Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format bereitgestellt oder direkt an einen anderen Empfänger übermittelt werden,
• g. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde – dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, oder einer anderen zuständigen Behörde,
• h. Recht auf jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten, die wir auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten. Dies berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Zur Wahrnehmung der oben genannten Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: [email protected], schriftlich an die Geschäftsadresse des Verantwortlichen oder persönlich bei GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

Vor der Erfüllung unserer Pflichten werden wir Ihre Identität bestätigen müssen.

10. Freiwilligkeit der Datenbereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig und ergibt sich aus dem geschlossenen Vertrag und der laufenden Geschäftsbeziehung. Die Nichtbereitstellung der Daten kann dazu führen, dass GearCode Sp. z o.o. den Vertrag teilweise oder vollständig nicht erfüllen kann.

11. Profiling und automatisierte Entscheidungsfindung

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für Profiling oder automatisierte Entscheidungen Ihnen gegenüber verwendet.

12. Kontakt in Datenschutzangelegenheiten

Bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte per E-Mail an [email protected] oder per Post an: GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

1. Was sind Cookies?

Ein "Cookie" ist eine kleine Textdatei, die eine Website auf dem Computer oder Mobilgerät eines Besuchers speichert, wenn dieser die Seite aufruft. Auf diese Weise kann die Website Aktionen und Einstellungen des Besuchers – wie Benutzername, Sprache, Schriftgröße und andere Anzeigeoptionen – für einen längeren Zeitraum speichern, sodass der Benutzer diese Angaben nicht bei jedem erneuten Besuch der Seite oder beim Wechsel von einer Seite zur anderen neu eingeben muss.

Quelle: https://europa.eu/european-union/abouteuropa/cookies_pl

2. Wozu dienen Cookies?

Cookies sind Computerdaten, insbesondere Textdateien, die auf dem Endgerät des Nutzers einer Website gespeichert werden.

• die Anpassung der Website-Inhalte an die Nutzerpräferenzen und die Optimierung der Websitenutzung – insbesondere ermöglichen diese Dateien die Erkennung des Nutzergeräts und die entsprechende Darstellung der Website,
• die Erstellung von Statistiken, die helfen zu verstehen, wie Nutzer Websites verwenden, was die Verbesserung von Struktur und Inhalt ermöglicht,
• die Aufrechterhaltung der Benutzersitzung nach der Anmeldung, damit der Nutzer nicht auf jeder Unterseite erneut seine Anmeldedaten eingeben muss,
• die Bereitstellung von Werbeinhalten, die stärker auf die Interessen der Nutzer zugeschnitten sind.

Cookies werden am häufigsten zur Optimierung der Nutzung von Websites eingesetzt. Sie dienen auch der Erfassung statistischer Daten, die es ermöglichen, die Nutzungsweise von Websites zu analysieren und deren Struktur sowie Inhalt zu verbessern.

Cookies können eingesetzt werden für:

3. Wie verwenden wir Cookies?

Cookies werden am häufigsten zur Optimierung der Websitenutzung eingesetzt und dienen der Erfassung statistischer Daten zur Verbesserung der Website.

Cookies lassen sich u. a. in Sitzungs-Cookies (temporäre) und dauerhafte Cookies unterteilen.

Sitzungs-Cookies werden auf dem Gerät des Nutzers gespeichert, bis dieser sich von der Website abmeldet oder den Browser schließt.

Dauerhafte Cookies werden für einen durch den Cookie-Parameter festgelegten Zeitraum gespeichert. Der Nutzer kann alle oder ausgewählte Cookies auch manuell löschen.

Wir verwenden auch Drittanbieter-Cookies von Diensten wie: Google, YouTube, Facebook.

4. Cookie-Einstellungen

Cookies können jederzeit über die entsprechenden Einstellungen im verwendeten Browser deaktiviert oder gelöscht werden.

Nähere Informationen finden Sie in der Hilfefunktion Ihres Browsers.

1. Rollen des Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters

Für AI.Assistant, der direkt von GearCode bereitgestellt wird — einschließlich auf der Website www.gearcode.eu und im demonstrativen Automobilkatalog unter catalog-gearcode.eu —, bleibt GearCode Sp. z o.o. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die Bestimmungen dieses Kapitels ergänzen die Informationsklausel aus Kapitel I dieser Erklärung.

Für AI.Assistant, der in bei Kunden eingesetzte GearCode-Produkte eingebettet ist (insbesondere in GC.Platform), bleibt der Kunde von GearCode Verantwortlicher, und GearCode handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die genauen Verarbeitungsbedingungen werden in dem mit jedem dieser Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt. Dieses Kapitel beschreibt die dauerhaften Grundsätze der GearCode-Politik, die für diese Einsätze gelten.

2. Grundsatz des Nicht-Trainings von KI-Modellen mit Ihren Daten

Die Inhalte von Konversationen mit AI.Assistant — unabhängig vom Kanal, über den Sie ihn nutzen — werden weder zum Training noch zum Fine-Tuning jeglicher Modelle der künstlichen Intelligenz verwendet, weder eigener Modelle der Anbieter von GearCode noch allgemein zugänglicher Modelle.

GearCode nutzt ausschließlich solche Anbieter von Sprachmodellen, die sich vertraglich verpflichtet haben, die an sie übermittelten Konversationsinhalte nicht zum Training von KI-Modellen zu verwenden. Diesen Grundsatz wenden wir konsequent in allen Einsätzen von AI.Assistant an.

3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Die Inhalte von Konversationen verarbeiten wir, um Anfragen der Nutzer zu beantworten und die Qualität des AI.Assistant-Dienstes weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Für AI.Assistant, der direkt von GearCode bereitgestellt wird, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Bearbeitung von Anfragen der Website-Besucher und der Weiterentwicklung des angebotenen Dienstes.

Für AI.Assistant, der bei Kunden von GearCode eingesetzt wird, legt der Kunde als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage fest. GearCode handelt als Auftragsverarbeiter ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.

4. Empfänger der Daten und Ort der Verarbeitung

Die Inhalte von Konversationen übermitteln wir an externe Anbieter von Sprachmodellen, die gegenüber GearCode als Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen handeln, die den Anforderungen des Art. 28 DSGVO entsprechen.

Die Inhalte von Konversationen sowie damit verbundene Daten werden ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet — im Einklang mit dem in Punkt I.8 dieser Erklärung niedergelegten Grundsatz.

Die Inhalte von Konversationen können von einem dafür benannten Team von GearCode Sp. z o.o. ausschließlich zur Beurteilung der Qualität des AI.Assistant und zur Vornahme von Verbesserungen im Dienst periodisch ausgewertet werden. Der Zugriff auf die Inhalte der Konversationen ist auf einen begrenzten Kreis befugter Mitarbeiter beschränkt und richtet sich nach dem Grundsatz der geringsten Berechtigungen.

5. Art der Interaktion mit dem KI-System und automatisierte Erzeugung von Antworten

Wir weisen darauf hin, dass AI.Assistant ein System der künstlichen Intelligenz ist und die von ihm gegebenen Antworten automatisch durch ein Sprachmodell erzeugt werden. Dieser Hinweis erfüllt die Pflicht aus Art. 50 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juni 2024 (KI-Verordnung).

Die automatisierte Erzeugung von Antworten durch AI.Assistant stellt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO dar, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Sie können sich jederzeit über die auf der Website www.gearcode.eu angegebenen Kontaktwege an einen Mitarbeiter von GearCode wenden.

6. Speicherdauer

Inhalte von Konversationen, die über AI.Assistant, der direkt von GearCode bereitgestellt wird, geführt werden, speichern wir für den zur Erfüllung der in Punkt 3 genannten Zwecke erforderlichen Zeitraum, jedoch nicht länger als 36 Monate ab dem Ende der Konversation.

Bei AI.Assistant, der bei Kunden von GearCode eingesetzt wird, wird die Speicherdauer vom Verantwortlichen (Kunden) festgelegt und im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

7. Empfehlungen zu Konversationsinhalten und Rechte der betroffenen Personen

Wir bitten Sie, in Konversationen mit AI.Assistant keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, sowie keine personenbezogenen Daten Dritter einzugeben. Sollten solche Daten dennoch eingegeben werden, werden sie zu keinem anderen Zweck als der Beantwortung der Anfrage verwendet.

Die in Punkt I.9 dieser Erklärung genannten Rechte der betroffenen Personen gelten auch für die Verarbeitung im Rahmen von AI.Assistant, der direkt von GearCode bereitgestellt wird. Bei Einsätzen von AI.Assistant bei Kunden von GearCode werden diese Rechte über den Verantwortlichen (den Kunden) gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag ausgeübt.

8. Fahrzeugidentifikation in Automobilkatalogen

In unseren Automobilkatalogen — einschließlich der Demonstrationsversion unter catalog-gearcode.eu — ermöglicht AI.Assistant die Identifikation eines Fahrzeugs anhand des Kennzeichens oder der VIN. In Ländern, in denen kein Zugang zu öffentlichen Registern zur Fahrzeugidentifikation besteht, nutzen wir unsere eigene GearCode-Identifikationsdatenbank.

Diese Datenbank wird von den Nutzern des AI.Assistant aufgebaut. Vor jeder Hinzufügung eines Eintrags bittet AI.Assistant den Nutzer um eine bewusste Bestätigung der Zuordnung des Kennzeichens oder der VIN zu einem konkreten Fahrzeug. Ohne eine solche Bestätigung wird der Eintrag nicht in die Datenbank aufgenommen — der Nutzer kann jederzeit von der Zuordnung absehen.

Die Datenbank enthält ausschließlich technische Fahrzeugdaten (u. a. Kennzeichen, VIN, Marke, Modell, Parameter) und ist nicht mit personenbezogenen Daten der Fahrzeughalter oder -nutzer verknüpft. GearCode unternimmt keine Maßnahmen, die darauf abzielen, diese Daten mit einer bestimmten natürlichen Person in Verbindung zu bringen.

Die gemeinsame Identifikationsdatenbank wird ausschließlich für Kataloge betrieben, die im Rahmen eines GearCode-Abonnements im geteilten Modell (Multitenant) bereitgestellt werden. Kunden mit einem dedizierten Abonnement verfügen in diesem Bereich über eine vollständige Datentrennung — ihre Fahrzeugidentifikatoren werden nicht mit der gemeinsamen Datenbank zusammengeführt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in der Fahrzeugidentifikationsdatenbank ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Bereitstellung und Weiterentwicklung des Automobilkatalogdienstes. Jede Hinzufügung eines Eintrags wird vom Nutzer bewusst bestätigt, und die Datenbank selbst ist nicht mit bestimmten natürlichen Personen verknüpft — die Verarbeitung hat somit minimale Auswirkungen auf die Rechte und Interessen natürlicher Personen. Die Daten in der Datenbank speichern wir unbefristet, solange sie dem Zweck des Katalogbetriebs dienen.

Aufgrund fehlender Verknüpfung der Datenbankinhalte mit einer bestimmten natürlichen Person ist die Ausübung des Rechts auf Löschung (Art. 17 DSGVO) hinsichtlich dieser Datenbank eingeschränkt — wir können nicht feststellen, welcher Eintrag eine bestimmte Person betrifft. Bei Zweifeln bitten wir um Kontakt unter [email protected].