Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene du har gitt oss er GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce, tlf. 41 201 07 55.

Dersom du har gitt oss personopplysninger om dine ansatte eller samarbeidspartnere, gjør vi oppmerksom på at denne informasjonsklausulen også gjelder for dem og bør gjøres tilgjengelig for dem av deg.

2. Grunnleggende prinsipper for behandling av personopplysninger

Behandlingsansvarlig erklærer at personopplysninger behandles i samsvar med forordning (EU) 2016/679 (GDPR) og den polske loven om personvern av 10. mai 2018 (Dz.U. 2018 poz. 1000).

3. Formål og rettslig grunnlag for behandling

Personopplysningene du har oppgitt vil bli behandlet for følgende formål:

• a. inngåelse og oppfyllelse av kontrakt,
• b. levering av tjenester i henhold til inngått kontrakt eller avgitt samtykke,
• c. oppfyllelse av forpliktelser som følger av alminnelig gjeldende lovgivning,
• d. behandling av korrespondanse og vanlige kontaktformer i løpende saker, inkludert elektronisk kommunikasjon og svar på henvendelser sendt via elektroniske skjemaer på nettstedet www.gearcode.eu,
• e. finans- og regnskapstjenester,
• f. arkivering av dokumentasjon,
• g. ivaretakelse av legitime interesser for GearCode Sp. z o.o., særlig med sikte på å etablere, gjøre gjeldende og forsvare gjensidige krav,

i henhold til artikkel 6 nr. 1 bokstav a), b), c) og f) i GDPR.

4. Rettslige bestemmelser som danner grunnlaget for behandlingen

Behandlingsansvarlig behandler personopplysninger blant annet på grunnlag av følgende bestemmelser:

• a. Lov av 6. mars 2018 om næringsvirksomhet, konsolidert tekst, Dz. U. 2023 poz. 221, med endringer,
• b. Lov av 13. oktober 1995 om prinsipper for registrering og identifisering av skattebetalere og betalere, konsolidert tekst, Dz. U. 2022 poz. 2500, med endringer,
• c. Finansministerens forskrift av 29. oktober 2021 om utstedelse av fakturaer, Dz.U. 2021 poz. 1979,
• d. Lov av 14. juni 2024 om vern av varslere, Dz.U. 2024 poz. 928.

5. Omfang av behandlede personopplysninger

Behandlingsansvarlig behandler følgende personopplysninger: fornavn, etternavn, firmanavn, forretningsadresse, eventuell korrespondanseadresse, organisasjonsnummer (NIP), opplysninger om verdien av finansielle transaksjoner.

6. Lagringsperiode for personopplysninger

Personopplysningene vil bli behandlet i kontraktens løpetid, deretter i 5 år fra utgangen av det kalenderåret kontrakten utløp/ble sagt opp, eller til de gjensidige kravene som følger av kontrakten er foreldet, i samsvar med alminnelig gjeldende lovgivning.

Personopplysninger fra elektroniske kontaktskjemaer behandles i den perioden som er nødvendig for å gjennomføre kommunikasjonen.

7. Mottakere av personopplysninger

Personopplysningene dine vil kun bli utlevert på rettslig grunnlag til autoriserte enheter og myndigheter, og kan også overlates til eksterne leverandører som utfører tjenester for GearCode Sp. z o.o. (f.eks. regnskap, juridisk, IT, markedsføring, sikkerhet), utelukkende på grunnlag av egnet databehandleravtale.

Vi deler kun et minimum av informasjon og bare når det er nødvendig.

8. Overføring av data utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet

Personopplysninger vi har samlet inn fra deg vil ikke bli behandlet utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet.

9. De registrertes rettigheter

Vi informerer deg om at du, avhengig av rettslig grunnlag for behandlingen, har følgende rettigheter:

• a. rett til innsyn i dine opplysninger, til å motta kopi av disse og til å få dem rettet,
• b. rett til sletting – dersom du mener vi ikke kan behandle dem,
• c. rett til begrensning av behandlingen – dersom du mener vi har feilaktige opplysninger eller behandler dem uten grunnlag, men du ikke ønsker sletting fordi du trenger dem til å etablere, gjøre gjeldende eller forsvare krav, eller mens din innvending behandles,
• d. rett til å protestere mot behandling for direkte markedsføring; etter at du har fremsatt en slik protest vil vi slutte å behandle opplysningene til dette formålet,
• e. rett til å protestere på grunn av din særskilte situasjon mot behandling for våre legitime interesser (utover direkte markedsføring), samt når behandlingen er nødvendig for utføring av en oppgave i allmennhetens interesse. I så fall, beskriv din særskilte situasjon. Vi vil stanse behandlingen med mindre våre grunner veier tyngre eller behandlingen er nødvendig for å etablere, gjøre gjeldende eller forsvare krav,
• f. rett til dataportabilitet – mulighet til å kreve at opplysningene utleveres til deg i et strukturert og allment benyttet format, og til å be oss overføre dem direkte til en annen angitt behandlingsansvarlig,
• g. rett til å klage til tilsynsmyndigheten – presidenten for Personopplysningsbyrået (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, eller annen kompetent myndighet,
• h. rett til å trekke tilbake, til enhver tid, et avgitt samtykke til behandling av personopplysninger vi behandler på dette grunnlaget. Dette påvirker ikke lovligheten av behandlingen som fant sted før tilbaketrekkingen.

For å utøve de ovennevnte rettighetene ber vi deg om å kontakte oss per e-post: [email protected], skriftlig til behandlingsansvarliges forretningsadresse, eller personlig hos GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

Før vi oppfyller våre forpliktelser vil vi måtte bekrefte din identitet.

10. Frivillighet ved oppgivelse av opplysninger

Oppgivelse av personopplysninger er frivillig og følger av inngått kontrakt og løpende forretningssamarbeid; konsekvensen av ikke å oppgi opplysninger kan være at GearCode Sp. z o.o. delvis eller fullstendig ikke kan oppfylle kontrakten.

11. Profilering og automatiserte beslutninger

Personopplysningene dine vil ikke bli brukt til profilering eller automatiserte beslutninger overfor deg.

12. Kontakt i saker om personopplysninger

I saker om dine personopplysninger kan du kontakte oss ved å sende en melding til [email protected] eller brev til: GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

1. Hva er informasjonskapsler?

"En "informasjonskapsel" er en liten tekstfil som et nettsted lagrer på datamaskinen eller den mobile enheten til en besøkende når vedkommende surfer på siden. Nettstedet kan dermed huske den besøkendes handlinger og preferanser (brukernavn, språk, skriftstørrelse og andre innstillinger) over en lengre periode, slik at brukeren ikke trenger å taste dem inn på nytt hver gang vedkommende besøker siden eller navigerer fra en side til en annen.

Kilde: https://europa.eu/european-union/abouteuropa/cookies_pl

2. Hva brukes informasjonskapsler til?

Informasjonskapsler er datamaskindata, særlig tekstfiler, som lagres på sluttenheten til en nettsidebruker.

• å tilpasse innholdet på nettsider til brukerens preferanser og optimalisere bruken av nettsidene – disse filene gjør det særlig mulig å gjenkjenne brukerens enhet og vise nettsiden tilpasset vedkommendes individuelle behov,
• å lage statistikk som bidrar til å forstå hvordan brukere benytter nettsider, noe som gjør det mulig å forbedre struktur og innhold,
• å opprettholde brukerens sesjon etter innlogging, slik at brukeren ikke trenger å taste inn brukernavn og passord på nytt på hver underside,
• å levere reklamemateriell som er bedre tilpasset brukernes interesser.

Informasjonskapsler brukes oftest for å optimalisere bruken av nettsider. De brukes også til å samle statistiske data som gjør det mulig å identifisere hvordan brukere benytter nettsider, slik at man kan forbedre strukturen og innholdet.

Informasjonskapsler kan brukes til:

3. Hvordan bruker vi informasjonskapsler?

Informasjonskapsler brukes oftest for å optimalisere bruken av nettsider og til å samle statistiske data for å forbedre struktur og innhold.

Informasjonskapsler kan deles inn i sesjonsbaserte (midlertidige) og varige informasjonskapsler.

Sesjonsbaserte informasjonskapsler lagres på brukerens enhet til vedkommende logger ut av nettsiden eller lukker nettleseren.

Varige informasjonskapsler lagres i en definert tidsperiode, som bestemmes av en parameter i "cookie"-filen. Brukeren kan også slette alle eller utvalgte informasjonskapsler manuelt.

Vi bruker også tredjeparts informasjonskapsler (third-party cookies) fra leverandører som: Google, YouTube, Facebook.

4. Avslå informasjonskapsler

Du kan til enhver tid deaktivere informasjonskapsler, samt slette dem via de aktuelle innstillingene i nettleseren du bruker.

Detaljert informasjon finner du i hjelpseksjonen i din nettleser.

1. Roller for behandlingsansvarlig og databehandler

For AI.Assistant som tilbys direkte av GearCode — herunder på nettstedet www.gearcode.eu og i den demonstrative bilkatalogen på catalog-gearcode.eu — er behandlingsansvarlig GearCode Sp. z o.o. Bestemmelsene i dette kapittelet utfyller informasjonsklausulen i Kapittel I i denne erklæringen.

For AI.Assistant som er innebygd i GearCode-produkter som tas i bruk hos kunder (særlig GC.Platform) er behandlingsansvarlig GearCode-kunden, og GearCode opptrer som databehandler i henhold til artikkel 28 i GDPR. De detaljerte vilkårene for behandlingen reguleres av databehandleravtalen som inngås med hver slik kunde. Dette kapittelet beskriver GearCodes faste retningslinjer som gjelder for slike utrullinger.

2. Prinsipp om at modeller for kunstig intelligens ikke trenes på dine data

Innholdet i samtaler med AI.Assistant — uavhengig av hvilken kanal du bruker — brukes ikke og vil ikke bli brukt til å trene eller finjustere noen modeller for kunstig intelligens, verken modeller som tilhører GearCodes leverandører eller allment tilgjengelige modeller.

GearCode bruker utelukkende leverandører av språkmodeller som har forpliktet seg avtalemessig til ikke å bruke samtaleinnholdet som overføres til dem til å trene modeller for kunstig intelligens. Vi anvender dette prinsippet konsekvent i alle utrullinger av AI.Assistant.

3. Formål med behandlingen og rettslig grunnlag

Vi behandler innholdet i samtaler med det formål å besvare brukerens henvendelser og å utvikle og forbedre kvaliteten på AI.Assistant-tjenesten.

For AI.Assistant som tilbys direkte av GearCode er rettslig grunnlag for behandlingen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) i GDPR — den behandlingsansvarliges berettigede interesse i å håndtere henvendelser fra besøkende på nettstedet og videreutvikle den tilbudte tjenesten.

For AI.Assistant som er tatt i bruk hos GearCodes kunder fastsettes rettslig grunnlag for behandlingen av kunden som behandlingsansvarlig. GearCode, i rollen som databehandler, opptrer utelukkende på dokumentert instruks fra den behandlingsansvarlige.

4. Mottakere av data og sted for behandlingen

Vi overfører innholdet i samtaler til eksterne leverandører av språkmodeller, som overfor GearCode opptrer som underdatabehandlere på grunnlag av databehandleravtaler som oppfyller kravene i artikkel 28 i GDPR.

Innholdet i samtaler og tilhørende data behandles utelukkende innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet — i samsvar med prinsippet i punkt I.8 i denne erklæringen.

Innholdet i samtaler kan periodisk analyseres av et utpekt team hos GearCode Sp. z o.o. utelukkende med det formål å vurdere kvaliteten på AI.Assistant og innføre forbedringer i tjenesten. Tilgang til samtaleinnholdet er begrenset til en avgrenset krets autoriserte medarbeidere, i samsvar med prinsippet om minst mulig tilgang.

5. Karakteren av samspillet med AI-systemet og automatisert generering av svar

Vi opplyser om at AI.Assistant er et system for kunstig intelligens, og at svarene det gir genereres automatisk av en språkmodell. Denne opplysningen oppfyller forpliktelsen i artikkel 50 nr. 1 i forordning (EU) 2024/1689 fra Europaparlamentet og Rådet av 13. juni 2024 (AI-forordningen).

Automatisert generering av svar fra AI.Assistant utgjør ikke en automatisert avgjørelse som har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte i betydelig grad berører deg, i den forstand artikkel 22 i GDPR forutsetter.

Du kan til enhver tid kontakte en GearCode-medarbeider via kontaktkanalene som er angitt på nettstedet www.gearcode.eu.

6. Oppbevaringsperiode

Innholdet i samtaler som føres via AI.Assistant som tilbys direkte av GearCode oppbevares i den tid som er nødvendig for å nå formålene som er angitt i punkt 3, og uansett ikke lenger enn 36 måneder fra samtalens avslutning.

For AI.Assistant som er tatt i bruk hos GearCodes kunder fastsettes oppbevaringsperioden av den behandlingsansvarlige (kunden) og reguleres av databehandleravtalen.

7. Anbefalinger om innholdet i samtaler og de registrertes rettigheter

Vi ber om at du ikke oppgir særlige kategorier av personopplysninger i samtaler med AI.Assistant, jf. artikkel 9 i GDPR — særlig helseopplysninger — eller personopplysninger om tredjepersoner. Dersom slike opplysninger likevel oppgis, vil de ikke bli brukt til andre formål enn å besvare henvendelsen.

De registrertes rettigheter som er angitt i punkt I.9 i denne erklæringen gjelder også for behandlingen innenfor AI.Assistant som tilbys direkte av GearCode. For utrullinger av AI.Assistant hos GearCodes kunder utøves disse rettighetene gjennom den behandlingsansvarlige (kunden), i samsvar med databehandleravtalen.

8. Kjøretøyidentifikasjon i bilkataloger

I våre bilkataloger — inkludert demonstrasjonsversjonen tilgjengelig på catalog-gearcode.eu — gjør AI.Assistant det mulig å identifisere et kjøretøy basert på registreringsnummer eller VIN. I land hvor det ikke finnes tilgang til offentlige registre som muliggjør slik identifikasjon, benytter vi vår egen GearCode-identifikasjonsdatabase.

Denne databasen bygges av AI.Assistant-brukere. Før hver oppføring legges til, ber AI.Assistant brukeren om en bevisst bekreftelse på å knytte registreringsnummeret eller VIN-en til et bestemt kjøretøy. Uten en slik bekreftelse legges oppføringen ikke til i databasen — brukeren kan når som helst avstå fra koblingen.

Databasen inneholder utelukkende tekniske kjøretøydata (bl.a. registreringsnummer, VIN, merke, modell, parametre) og er ikke koblet til personopplysninger om kjøretøyets eiere eller brukere. GearCode utfører ikke handlinger med sikte på å knytte disse dataene til en bestemt fysisk person.

Den felles identifikasjonsdatabasen drives utelukkende for kataloger som leveres innenfor rammene av et GearCode-abonnement i delt modell (multitenant). Kunder som benytter et dedikert abonnement har full dataseparasjon på dette området — deres kjøretøyidentifikatorer kombineres ikke med den felles databasen.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen i kjøretøyidentifikasjonsdatabasen er artikkel 6 nr. 1 bokstav f) i GDPR — den behandlingsansvarliges berettigede interesse i å levere og utvikle bilkatalogtjenesten. Hver oppføring bekreftes bevisst av brukeren, og databasen i seg selv er ikke knyttet til bestemte fysiske personer — behandlingen har derfor minimal innvirkning på fysiske personers rettigheter og interesser. Dataene i databasen oppbevares på ubestemt tid, så lenge de tjener formålet med kataloget.

På grunn av manglende kobling mellom databasens innhold og en bestemt fysisk person er utøvelsen av retten til sletting (artikkel 17 GDPR) begrenset med hensyn til denne databasen — vi er ikke i stand til å identifisere hvilken oppføring som gjelder en bestemt person. Ved tvil, vennligst kontakt oss på [email protected].