Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali forniti è GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce, tel. 41 201 07 55.

Se ci avete trasmesso dati personali dei vostri dipendenti o collaboratori, vi informiamo che la presente clausola informativa si applica anche a loro e dovrebbe essere da voi messa a loro disposizione.

2. Principi fondamentali del trattamento dei dati

Il Titolare dichiara che il trattamento dei dati personali avviene in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (GDPR) e alla legge polacca sulla protezione dei dati personali del 10 maggio 2018 (Gazzetta Ufficiale 2018, art. 1000).

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati personali

I dati personali forniti saranno trattati per le seguenti finalità:

• a. conclusione ed esecuzione del contratto,
• b. prestazione di servizi in base al contratto concluso o al consenso rilasciato,
• c. adempimento degli obblighi derivanti da norme di legge generalmente applicabili,
• d. gestione della corrispondenza e delle consuete forme di contatto per le questioni correnti, inclusa la comunicazione elettronica e le risposte alle richieste inviate tramite moduli elettronici sul sito www.gearcode.eu,
• e. servizi finanziari e contabili,
• f. archiviazione della documentazione,
• g. perseguimento degli interessi legittimi di GearCode Sp. z o.o., in particolare ai fini dell'accertamento, dell'esercizio e della difesa di crediti reciproci,

ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a), b), c) e f) del GDPR.

4. Disposizioni di legge che costituiscono la base del trattamento

Il Titolare tratta i dati personali sulla base, tra l'altro, delle seguenti disposizioni:

• a. Legge del 6 marzo 2018 – Diritto delle imprese, testo consolidato, Gazzetta Ufficiale 2023, art. 221, come modificata,
• b. Legge del 13 ottobre 1995 sui principi di registrazione e identificazione dei contribuenti e dei sostituti d'imposta, testo consolidato, Gazzetta Ufficiale 2022, art. 2500, come modificata,
• c. Regolamento del Ministro delle Finanze del 29 ottobre 2021 sull'emissione di fatture, Gazzetta Ufficiale 2021, art. 1979,
• d. Legge del 14 giugno 2024 sulla protezione degli informatori, Gazzetta Ufficiale 2024, art. 928.

5. Portata dei dati personali trattati

Il Titolare tratta i seguenti dati personali: nome, cognome, ragione sociale, indirizzo di esercizio dell'attività, eventualmente indirizzo di corrispondenza, codice fiscale (NIP), dati relativi all'entità delle transazioni finanziarie.

6. Periodo di trattamento dei dati personali

I dati personali saranno trattati per la durata del contratto e successivamente per 5 anni dalla fine dell'anno civile in cui il contratto è scaduto/è stato risolto, o fino alla prescrizione dei crediti reciproci derivanti dal contratto, conformemente alle norme di legge applicabili.

I dati personali acquisiti tramite moduli di contatto elettronici saranno trattati per il periodo necessario alla gestione della comunicazione.

7. Destinatari dei dati personali

I dati personali forniti saranno comunicati solo sulla base delle disposizioni di legge a soggetti e autorità legittimati, e potranno altresì essere affidati a soggetti esterni che prestano servizi per GearCode Sp. z o.o. (es. contabilità, legale, informatico, marketing, sicurezza), esclusivamente sulla base di idonei accordi di nomina a responsabile del trattamento.

Comunichiamo solo il minimo indispensabile di informazioni e soltanto quando è necessario.

8. Trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

I dati personali raccolti non saranno trattati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

9. Diritti degli interessati

Vi informiamo che, a seconda della base giuridica del trattamento, avete i seguenti diritti:

• a. diritto di accesso ai propri dati, di ottenerne copia e di rettificarli,
• b. diritto alla cancellazione dei dati – se ritenete che non possiamo trattarli,
• c. diritto alla limitazione del trattamento – se ritenete che i dati siano inesatti o trattati senza giustificazione, ma non desiderate la cancellazione in quanto necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in giudizio, oppure mentre è in esame la vostra opposizione,
• d. diritto di opposizione al trattamento per finalità di marketing diretto; dopo la vostra opposizione cesseremo di trattare i dati per tale finalità,
• e. diritto di opposizione, per motivi connessi alla vostra situazione particolare, al trattamento per i nostri interessi legittimi (diversi dal marketing diretto), nonché quando il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico. In tal caso, illustrate la vostra situazione particolare. Cesseremo il trattamento, salvo che i nostri motivi prevalgano o che il trattamento sia necessario per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti,
• f. diritto alla portabilità dei dati – possibilità di richiedere la consegna dei dati in formato strutturato e di uso comune, nonché di chiederne la trasmissione diretta a un altro titolare,
• g. diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo – il Presidente dell'Ufficio per la protezione dei dati personali (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsavia, o altra autorità competente,
• h. diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento dei dati personali trattati su tale base. Ciò non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare i diritti di cui sopra, contattate il Titolare via e-mail all'indirizzo: [email protected], per iscritto all'indirizzo della sede del Titolare, o di persona presso GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

Prima di adempiere ai nostri obblighi dovremo verificare la vostra identità.

10. Facoltatività del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali è facoltativo e deriva dal contratto concluso e dalla cooperazione commerciale in corso; la mancata fornitura può comportare l'impossibilità parziale o totale per GearCode Sp. z o.o. di eseguire il contratto.

11. Profilazione e decisioni automatizzate

I dati personali forniti non saranno utilizzati per la profilazione e per l'adozione di decisioni automatizzate nei vostri confronti.

12. Contatto in materia di dati personali

Per questioni relative ai vostri dati personali potete contattarci inviando un messaggio all'indirizzo e-mail [email protected] o per posta a: GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

1. Cosa sono i cookie?

Un "cookie" è un piccolo file di testo che un sito web salva sul computer o sul dispositivo mobile di un visitatore quando questi lo naviga. In questo modo il sito può ricordare le azioni e le preferenze dell'utente (nome utente, lingua, dimensione del carattere, ecc.) per un certo periodo, così da non doverle reinserire ogni volta che si torna sul sito o si naviga da una pagina all'altra.

Fonte: https://europa.eu/european-union/abouteuropa/cookies_pl

2. A cosa servono i cookie?

I cookie sono dati informatici, in particolare file di testo, memorizzati sul dispositivo terminale dell'utente di un sito web.

• adattare il contenuto dei siti web alle preferenze dell'utente e ottimizzare la navigazione – in particolare, questi file consentono di riconoscere il dispositivo dell'utente e di visualizzare il sito in modo adeguato alle sue esigenze individuali,
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I cookie vengono utilizzati principalmente per ottimizzare la navigazione nei siti web e per raccogliere dati statistici che consentono di identificare le modalità di utilizzo dei siti, al fine di migliorarne successivamente la struttura e il contenuto.

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3. Come utilizziamo i cookie?

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I cookie persistenti vengono memorizzati per un periodo definito, determinato da un parametro contenuto nel file "cookie". L'utente può anche eliminare manualmente tutti i cookie o una selezione.

Utilizziamo anche cookie di terze parti (third-party cookies) di fornitori quali: Google, YouTube, Facebook.

4. Rinuncia ai cookie

È possibile disabilitare i cookie in qualsiasi momento, nonché eliminarli tramite le apposite impostazioni del browser in uso.

Informazioni dettagliate sono disponibili nella guida del proprio browser.

1. Ruoli di titolare e responsabile del trattamento

Per AI.Assistant fornito direttamente da GearCode — incluso sul sito www.gearcode.eu e nel catalogo automotive dimostrativo su catalog-gearcode.eu —, il titolare del trattamento rimane GearCode Sp. z o.o. Le disposizioni del presente capitolo integrano la clausola informativa di cui al Capitolo I della presente informativa.

Per AI.Assistant integrato nei prodotti GearCode implementati presso i clienti (in particolare GC.Platform), il titolare del trattamento è il cliente di GearCode, mentre GearCode opera in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR. Le condizioni specifiche del trattamento sono disciplinate dall'accordo di nomina a responsabile concluso con ciascun cliente. Il presente capitolo descrive i principi costanti della politica di GearCode applicabili a tali implementazioni.

2. Principio di non addestramento dei modelli di intelligenza artificiale sui Suoi dati

I contenuti delle conversazioni con AI.Assistant — indipendentemente dal canale tramite il quale lo utilizza — non sono e non saranno utilizzati per addestrare o perfezionare alcun modello di intelligenza artificiale, sia modelli di proprietà dei fornitori di GearCode, sia modelli generalmente disponibili.

GearCode ricorre esclusivamente a fornitori di modelli linguistici che si sono contrattualmente impegnati a non utilizzare i contenuti delle conversazioni loro trasmessi per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale. Applichiamo tale principio in modo coerente in tutte le implementazioni di AI.Assistant.

3. Finalità del trattamento e base giuridica

Trattiamo i contenuti delle conversazioni al fine di rispondere alle richieste degli utenti e di sviluppare e migliorare la qualità del servizio AI.Assistant.

Per AI.Assistant fornito direttamente da GearCode, la base giuridica del trattamento è l'art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR — il legittimo interesse del titolare consistente nella gestione delle richieste dei visitatori del sito e nello sviluppo del servizio offerto.

Per AI.Assistant implementato presso i clienti di GearCode, la base giuridica del trattamento è determinata dal cliente in qualità di titolare. GearCode, in qualità di responsabile del trattamento, agisce esclusivamente sulla base di istruzioni documentate del titolare.

4. Destinatari dei dati e luogo del trattamento

Trasmettiamo i contenuti delle conversazioni a fornitori esterni di modelli linguistici, che operano nei confronti di GearCode in qualità di sub-responsabili sulla base di accordi conformi ai requisiti dell'art. 28 del GDPR.

I contenuti delle conversazioni e i relativi dati sono trattati esclusivamente all'interno dello Spazio Economico Europeo — in conformità al principio espresso al punto I.8 della presente informativa.

I contenuti delle conversazioni possono essere periodicamente analizzati da un team designato di GearCode Sp. z o.o. esclusivamente al fine di valutare la qualità di AI.Assistant e introdurre miglioramenti al servizio. L'accesso ai contenuti delle conversazioni è limitato a una ristretta cerchia di dipendenti autorizzati, in conformità al principio del privilegio minimo.

5. Natura dell'interazione con il sistema di IA e generazione automatica delle risposte

La informiamo che AI.Assistant è un sistema di intelligenza artificiale e che le risposte fornite sono generate automaticamente da un modello linguistico. Tale informazione adempie all'obbligo previsto dall'art. 50, par. 1, del Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 giugno 2024 (regolamento sull'intelligenza artificiale).

La generazione automatica delle risposte da parte di AI.Assistant non costituisce un processo decisionale automatizzato che produce effetti giuridici nei Suoi confronti o che incide significativamente in modo analogo sulla Sua persona, ai sensi dell'art. 22 del GDPR.

In qualsiasi momento può contattare un collaboratore di GearCode attraverso i canali di contatto indicati sul sito www.gearcode.eu.

6. Periodo di conservazione

Conserviamo i contenuti delle conversazioni svolte tramite AI.Assistant fornito direttamente da GearCode per il periodo necessario al raggiungimento delle finalità indicate al punto 3, e in ogni caso non oltre 36 mesi dalla conclusione della conversazione.

Per AI.Assistant implementato presso i clienti di GearCode, il periodo di conservazione è stabilito dal titolare del trattamento (il cliente) e disciplinato dall'accordo di sub-responsabilità.

7. Raccomandazioni sui contenuti delle conversazioni e diritti degli interessati

La preghiamo di non inserire nelle conversazioni con AI.Assistant categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 del GDPR, in particolare dati relativi alla salute, né dati personali di terzi. Qualora tali dati venissero comunque inseriti, non saranno utilizzati per finalità diverse dalla risposta alla richiesta.

I diritti degli interessati indicati al punto I.9 della presente informativa si applicano anche al trattamento effettuato nell'ambito di AI.Assistant fornito direttamente da GearCode. Per le implementazioni di AI.Assistant presso i clienti di GearCode, tali diritti sono esercitati per il tramite del titolare del trattamento (il cliente), conformemente all'accordo di sub-responsabilità.

8. Identificazione dei veicoli nei cataloghi automotive

Nei nostri cataloghi automotive — inclusa la versione dimostrativa disponibile su catalog-gearcode.eu — AI.Assistant consente di identificare un veicolo sulla base del numero di targa o del VIN. Nei paesi in cui non è disponibile l'accesso a registri pubblici che consentano tale identificazione, utilizziamo il nostro database di identificazione GearCode.

Questo database è costruito dagli utenti di AI.Assistant. Prima di ogni inserimento, AI.Assistant chiede all'utente una conferma consapevole dell'associazione del numero di targa o del VIN a un veicolo specifico. Senza tale conferma, l'inserimento non viene aggiunto al database — l'utente può astenersi dall'associazione in qualsiasi momento.

Il database contiene esclusivamente dati tecnici dei veicoli (in particolare numero di targa, VIN, marca, modello, parametri) e non è associato ai dati personali dei proprietari o degli utilizzatori dei veicoli. GearCode non intraprende azioni volte ad associare tali dati a una specifica persona fisica.

Il database di identificazione condiviso viene gestito esclusivamente per i cataloghi forniti nell'ambito di un abbonamento GearCode in modello condiviso (multitenant). I clienti che utilizzano un abbonamento dedicato beneficiano in questo ambito di una completa separazione dei dati — i loro identificatori di veicoli non vengono combinati con il database condiviso.

La base giuridica del trattamento nel database di identificazione dei veicoli è l'articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR — il legittimo interesse del titolare consistente nella fornitura e nello sviluppo del servizio di catalogo automotive. Ogni inserimento è confermato consapevolmente dall'utente, e il database stesso non è collegato a persone fisiche specifiche — il trattamento ha quindi un impatto minimo sui diritti e sugli interessi delle persone fisiche. I dati nel database sono conservati a tempo indeterminato, finché servono allo scopo di gestione del catalogo.

A causa dell'assenza di collegamento tra il contenuto del database e una specifica persona fisica, l'esercizio del diritto alla cancellazione (articolo 17 del GDPR) è limitato in relazione a tale database — non siamo in grado di identificare quale inserimento riguardi una determinata persona. In caso di dubbi, vi preghiamo di contattarci all'indirizzo [email protected].