Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles que vous nous avez transmises est GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce, tél. 41 201 07 55.

Si vous nous avez communiqué des données personnelles de vos employés ou collaborateurs, veuillez noter que la présente clause d'information leur est également applicable et doit leur être communiquée par vos soins.

2. Principes fondamentaux du traitement des données

Le Responsable déclare que les données personnelles sont traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi qu'à la loi polonaise sur la protection des données personnelles du 10 mai 2018 (Journal officiel 2018, art. 1000).

3. Finalités et bases juridiques du traitement

Vos données personnelles seront traitées aux fins suivantes :

• a. conclusion et exécution du contrat,
• b. fourniture de prestations en vertu du contrat conclu ou du consentement accordé,
• c. respect des obligations découlant des dispositions légales applicables,
• d. traitement de la correspondance et des contacts habituels pour les affaires courantes, y compris la communication électronique et les réponses aux demandes soumises via les formulaires en ligne du site www.gearcode.eu,
• e. services financiers et comptables,
• f. archivage de la documentation,
• g. réalisation des intérêts légitimes de GearCode Sp. z o.o., notamment aux fins d'établissement, d'exercice et de défense de créances mutuelles,

conformément à l'article 6, paragraphe 1, points a), b), c) et f) du RGPD.

4. Dispositions légales constituant la base du traitement

Le Responsable traite les données personnelles sur la base, notamment, des dispositions suivantes :

• a. Loi du 6 mars 2018 – Droit des entreprises, texte consolidé, Journal officiel 2023, art. 221, telle que modifiée,
• b. Loi du 13 octobre 1995 sur les principes d'enregistrement et d'identification des contribuables et des payeurs, texte consolidé, Journal officiel 2022, art. 2500, telle que modifiée,
• c. Règlement du Ministre des Finances du 29 octobre 2021 sur l'émission de factures, Journal officiel 2021, art. 1979,
• d. Loi du 14 juin 2024 sur la protection des lanceurs d'alerte, Journal officiel 2024, art. 928.

5. Étendue des données personnelles traitées

Le Responsable traite les données personnelles suivantes : prénom, nom, nom de l'entreprise, adresse d'activité, adresse de correspondance (le cas échéant), numéro NIP (identification fiscale), données relatives aux montants des transactions financières.

6. Durée du traitement des données personnelles

Vos données personnelles seront traitées pendant la durée du contrat, puis pendant 5 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le contrat a expiré ou a été résilié, ou jusqu'à l'expiration des créances mutuelles découlant du contrat, conformément aux dispositions légales applicables.

Les données personnelles issues des formulaires de contact électroniques seront traitées pendant la durée nécessaire à la gestion de la communication.

7. Destinataires des données personnelles

Vos données personnelles ne seront communiquées qu'en vertu des dispositions légales aux entités et autorités habilitées, et pourront également être confiées à des prestataires de services externes travaillant pour GearCode Sp. z o.o. (comptabilité, droit, informatique, marketing, sécurité), uniquement sur la base d'accords de sous-traitance appropriés.

Nous ne communiquons que le strict minimum d'informations et uniquement lorsque cela est nécessaire.

8. Transfert de données hors de l'Espace économique européen

Les données personnelles collectées auprès de vous ne seront pas traitées en dehors de l'Espace économique européen.

9. Droits des personnes concernées

Nous vous informons que, selon la base juridique du traitement, vous disposez des droits suivants :

• a. droit d'accès à vos données, d'en obtenir une copie et de les rectifier,
• b. droit à l'effacement des données – si vous estimez que nous ne pouvons pas les traiter,
• c. droit à la limitation du traitement – si vous estimez que nos données sont inexactes ou traitées sans fondement, mais que vous ne souhaitez pas leur suppression car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des droits en justice, ou lorsque votre opposition est en cours d'examen,
• d. droit d'opposition au traitement à des fins de prospection directe ; suite à votre opposition, nous cesserons de traiter les données à cette fin,
• e. droit d'opposition, en raison de votre situation particulière, au traitement de vos données pour nos intérêts légitimes (hors prospection directe), ainsi que lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public. Dans ce cas, veuillez exposer votre situation particulière. Nous cesserons le traitement, sauf si nos motifs prévalent ou si le traitement est nécessaire à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice,
• f. droit à la portabilité des données – possibilité d'exiger la remise de vos données dans un format structuré et couramment utilisé, et de nous demander de les transmettre directement à un autre responsable désigné,
• g. droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle – le Président de l'Office de protection des données personnelles (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, ou toute autre autorité compétente,
• h. droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement des données personnelles que nous traitons sur cette base. Cela n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Pour exercer les droits ci-dessus, veuillez nous contacter par e-mail à : [email protected], par courrier à l'adresse du siège du Responsable, ou en personne chez GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

Avant de remplir nos obligations, nous devrons vérifier votre identité.

10. Caractère volontaire de la fourniture des données

La fourniture de vos données personnelles est volontaire et découle du contrat conclu et de la coopération commerciale ; le défaut de fourniture des données peut entraîner une incapacité partielle ou totale de GearCode Sp. z o.o. à exécuter le contrat.

11. Profilage et prise de décision automatisée

Vos données personnelles ne seront pas utilisées à des fins de profilage ou de prise de décision automatisée vous concernant.

12. Contact en matière de données personnelles

Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail à [email protected] ou par courrier à : GearCode Sp. z o.o., ul. Wiejska 1, 25-319 Kielce.

1. Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un « cookie » est un petit fichier texte qu'un site web enregistre sur l'ordinateur ou l'appareil mobile d'un visiteur lorsqu'il navigue. Le site peut ainsi mémoriser les actions et préférences de l'utilisateur (nom d'utilisateur, langue, taille de la police, etc.) pendant un certain temps, de sorte qu'il n'ait pas à les saisir à nouveau à chaque visite ou lors de la navigation de page en page.

Source : https://europa.eu/european-union/abouteuropa/cookies_pl

2. À quoi servent les cookies ?

Les cookies sont des données informatiques, en particulier des fichiers textes, stockés sur le terminal de l'utilisateur d'un site web.

• adapter le contenu des sites web aux préférences de l'utilisateur et optimiser la navigation – ces fichiers permettent notamment de reconnaître l'appareil de l'utilisateur et d'afficher la page de façon adaptée à ses besoins individuels,
• créer des statistiques aidant à comprendre comment les utilisateurs utilisent les sites web, ce qui permet d'en améliorer la structure et le contenu,
• maintenir la session de l'utilisateur après connexion, afin qu'il n'ait pas à saisir son identifiant et son mot de passe sur chaque sous-page,
• fournir aux utilisateurs des contenus publicitaires davantage adaptés à leurs centres d'intérêt.

Les cookies sont le plus souvent utilisés pour optimiser l'utilisation des sites web et collecter des données statistiques permettant d'identifier la façon dont les utilisateurs se servent des sites, afin d'en améliorer ultérieurement la structure et le contenu.

Les cookies peuvent être utilisés pour :

3. Comment utilisons-nous les cookies ?

Les cookies servent principalement à optimiser l'utilisation des sites web et à collecter des données statistiques permettant d'en améliorer la structure et le contenu.

Les cookies peuvent être divisés en cookies de session (temporaires) et cookies persistants.

Les cookies de session sont stockés sur l'appareil de l'utilisateur jusqu'à la déconnexion du site ou la fermeture du navigateur.

Les cookies persistants sont stockés pour une durée définie, déterminée par un paramètre contenu dans le fichier cookie. L'utilisateur peut également supprimer manuellement tous les cookies ou une sélection.

Nous utilisons également des cookies tiers (third-party cookies) de fournisseurs tels que : Google, YouTube, Facebook.

4. Désactivation des cookies

Vous pouvez désactiver les cookies à tout moment, ou les supprimer via les paramètres appropriés de votre navigateur.

Des informations détaillées sont disponibles dans l'aide de votre navigateur.

1. Rôles de responsable du traitement et de sous-traitant

S'agissant d'AI.Assistant fourni directement par GearCode — y compris sur le site www.gearcode.eu et dans le catalogue automobile de démonstration sur catalog-gearcode.eu —, le responsable du traitement est GearCode Sp. z o.o. Les dispositions du présent chapitre complètent la clause d'information figurant au Chapitre I de la présente politique.

S'agissant d'AI.Assistant intégré aux produits GearCode déployés chez les clients (notamment GC.Platform), le responsable du traitement est le client de GearCode, et GearCode agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les conditions détaillées du traitement sont régies par l'accord de sous-traitance conclu avec chacun de ces clients. Le présent chapitre énonce les principes constants de la politique de GearCode applicables à ces déploiements.

2. Principe de non-entraînement des modèles d'intelligence artificielle sur vos données

Le contenu des conversations avec AI.Assistant — quel que soit le canal par lequel vous l'utilisez — n'est pas et ne sera pas utilisé pour entraîner ou affiner quelque modèle d'intelligence artificielle que ce soit, qu'il s'agisse des modèles propres aux fournisseurs de GearCode ou de modèles accessibles au public.

GearCode ne recourt qu'à des fournisseurs de modèles de langage qui se sont engagés contractuellement à ne pas utiliser le contenu des conversations qui leur est transmis pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle. Nous appliquons ce principe de manière constante dans l'ensemble des déploiements d'AI.Assistant.

3. Finalité du traitement et base juridique

Nous traitons le contenu des conversations afin de répondre aux demandes des utilisateurs et de développer et améliorer la qualité du service AI.Assistant.

S'agissant d'AI.Assistant fourni directement par GearCode, la base juridique du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD — l'intérêt légitime du responsable du traitement consistant à traiter les demandes des visiteurs du site et à développer le service proposé.

S'agissant d'AI.Assistant déployé chez les clients de GearCode, la base juridique est déterminée par le client en sa qualité de responsable du traitement. GearCode, en qualité de sous-traitant, n'agit que sur instruction documentée du responsable du traitement.

4. Destinataires des données et lieu du traitement

Nous transmettons le contenu des conversations à des fournisseurs externes de modèles de langage, qui agissent à l'égard de GearCode en qualité de sous-traitants ultérieurs sur la base d'accords de sous-traitance répondant aux exigences de l'article 28 du RGPD.

Le contenu des conversations et les données qui y sont associées sont traités exclusivement au sein de l'Espace économique européen — conformément au principe énoncé au point I.8 de la présente politique.

Le contenu des conversations peut faire l'objet d'analyses périodiques par une équipe désignée de GearCode Sp. z o.o., uniquement aux fins d'évaluer la qualité d'AI.Assistant et d'apporter des améliorations au service. L'accès au contenu des conversations est limité à un cercle restreint d'employés habilités, conformément au principe du moindre privilège.

5. Nature de l'interaction avec le système d'IA et génération automatisée des réponses

Nous vous informons qu'AI.Assistant est un système d'intelligence artificielle et que les réponses qu'il fournit sont générées automatiquement par un modèle de langage. Cette information répond à l'obligation prévue à l'article 50, paragraphe 1, du Règlement (UE) 2024/1689 du Parlement européen et du Conseil du 13 juin 2024 (règlement sur l'intelligence artificielle).

La génération automatisée des réponses par AI.Assistant ne constitue pas une décision automatisée produisant à votre égard des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire, au sens de l'article 22 du RGPD.

Vous pouvez à tout moment contacter un collaborateur de GearCode via les canaux de contact indiqués sur le site www.gearcode.eu.

6. Durée de conservation

Le contenu des conversations menées via AI.Assistant fourni directement par GearCode est conservé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités énoncées au point 3, et en tout état de cause pour une durée maximale de 36 mois à compter de la fin de la conversation.

S'agissant d'AI.Assistant déployé chez les clients de GearCode, la durée de conservation est fixée par le responsable du traitement (le client) et régie par l'accord de sous-traitance.

7. Recommandations relatives au contenu des conversations et droits des personnes concernées

Nous vous prions de ne pas saisir dans les conversations avec AI.Assistant de données à caractère personnel relevant des catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD, en particulier des données concernant la santé, ni de données à caractère personnel de tiers. Si de telles données venaient à être saisies malgré tout, elles ne seront pas utilisées à d'autres fins que la réponse à la demande.

Les droits des personnes concernées énoncés au point I.9 de la présente politique s'appliquent également au traitement effectué dans le cadre d'AI.Assistant fourni directement par GearCode. S'agissant des déploiements d'AI.Assistant chez les clients de GearCode, ces droits sont exercés par l'intermédiaire du responsable du traitement (le client), conformément à l'accord de sous-traitance.

8. Identification des véhicules dans les catalogues automobiles

Dans nos catalogues automobiles — y compris la version de démonstration disponible sur catalog-gearcode.eu — AI.Assistant permet d'identifier un véhicule à partir du numéro d'immatriculation ou du VIN. Dans les pays où il n'existe pas d'accès aux registres publics permettant une telle identification, nous utilisons notre propre base d'identification GearCode.

Cette base est constituée par les utilisateurs d'AI.Assistant. Avant chaque ajout d'une entrée, AI.Assistant demande à l'utilisateur une confirmation consciente de l'association du numéro d'immatriculation ou du VIN à un véhicule donné. Sans une telle confirmation, l'entrée n'est pas ajoutée à la base — l'utilisateur peut à tout moment s'abstenir de l'association.

La base contient exclusivement des données techniques relatives aux véhicules (notamment le numéro d'immatriculation, le VIN, la marque, le modèle, les paramètres) et n'est pas associée aux données personnelles des propriétaires ou utilisateurs des véhicules. GearCode n'entreprend aucune action visant à associer ces données à une personne physique déterminée.

La base d'identification commune est gérée exclusivement pour les catalogues fournis dans le cadre d'un abonnement GearCode en modèle partagé (multitenant). Les clients utilisant un abonnement dédié bénéficient à cet égard d'une séparation totale des données — leurs identifiants de véhicules ne sont pas combinés avec la base commune.

La base légale du traitement dans la base d'identification des véhicules est l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD — l'intérêt légitime du responsable du traitement consistant à fournir et à développer le service de catalogue automobile. Chaque ajout d'entrée est consciemment confirmé par l'utilisateur, et la base elle-même n'est pas liée à des personnes physiques déterminées — le traitement a donc un impact minimal sur les droits et intérêts des personnes physiques. Les données dans la base sont conservées de manière illimitée, tant qu'elles servent à l'objectif d'exploitation du catalogue.

En raison de l'absence de lien entre le contenu de la base et une personne physique déterminée, l'exercice du droit à l'effacement (article 17 du RGPD) est limité à l'égard de cette base — nous ne sommes pas en mesure d'identifier quelle entrée concerne une personne donnée. En cas de doute, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].